Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

Checklist locatie-inspectie van het evenement

Heb je een locatie op het oog voor je evenement? Neem dan deze checklist mee, zodat je niets over het hoofd ziet bij de locatie-inspectie.

alt
Verkenning van de ruimte vóór de schermen


* Wat is de meest praktische route naar de locatie en is dit ook de mooiste route?
* Leidt de aanrijdroute bijvoorbeeld over een industrieterrein, zijn er dan alternatieven?
* Is het mogelijk de ramen van de bus te blinderen of met een fraaiere omweg de locatie te bereiken?
* Is er voldoende parkeergelegenheid?
* Moeten de gasten betalen voor het parkeren?
* Is het parkeerterrein veilig en/of is er bewaking?
* Hoe zijn de parkeermogelijkheden voor invaliden?
* Is het mogelijk een parkeergarage af te huren, of alternatief vervoer te regelen naar de locatie?
* Wat is de afstand van de parkeerplaats naar de locatie? Is deze weg goed verlicht, overdekt en veilig?
* Is het nodig of attent als je voor je gasten extra verlichting laat aanbrengen of zaklampen uitdeelt? Houdt eventueel ook paraplu’s
achter de hand en zet ‘begeleiders’ (acteurs) langs de route.
* Is de entreeruimte groot genoeg?
* Is er voldoende garderoberuimte?
* Kunnen grote groepen snel inchecken?
* Hoe is de bewegwijzering binnen?
* Hoe is de toegankelijkheid voor minder validen?
* Is het misschien beter om een extra garderobe te maken en met nummertjes te werken of meerdere entrees en incheckbalies te
maken?
* Krijg je een warm en welkom gevoel als je de locatie betreedt?
* Zijn er voldoende sanitaire voorzieningen (ook voor gehandicapten)? Hoe is de kwaliteit daarvan?
* Bestaat het gezelschap uitsluitend uit mannen of vrouwen, dan kun je vragen alle heren- en damestoiletten open te stellen.
* Is er een wifi-netwerk, functioneert het en wat is daarvan de capaciteit?

alt
Verkenning van de ruimte achter de schermen



* Wat is het aantal vierkante meters van de locatie?
* Zijn er voldoende elektriciteitsvoorzieningen?
* Let ook op aanwezigheid van drempels en liften, ivm minder mobiele gasten.
* Is er een gescheiden personeelsingang?
* Zijn er kleedkamers met spiegels en douches aanwezig (voor de artiesten, sprekers en belangrijke gasten)?
* Zijn er schoonmaakvoorzieningen?
* Zijn er EHBO-voorzieningen?
* Zijn de nooduitgangen niet geblokkeerd (door een stapel stoelen bijvoorbeeld) of op slot?
* Zijn ziekenhuizen, brandweer, politie et cetera goed bereikbaar vanaf de locatie?
* Is de locatie brandveilig?

alt
Verkenning van de materialen vóór de schermen


* Moet het meubilair alleen functioneel zijn, of heeft het ook een decoratief doel?
* Zijn de stoelen geschikt om langer op te zitten en hebben de tafels een goede schrijfhoogte?
* Past het aanwezige servies, glaswerk en bestek bij de uitstraling van het evenement? Is het schoon en heel?
* Is er keuze in servies, glaswerk en bestek?
* Wat zijn de kleuren en de kwaliteit van het linnengoed?
* Kan de kleur eventueel afgestemd worden met de bloemstukjes of het logo van het evenement?
* Welk decoratiemateriaal is al aanwezig of kan makkelijk geregeld worden?
* Is er toevallig al eerder een dergelijk evenement georganiseerd en waar kwam het decoratiemateriaal toen vandaan?

alt
Verkenning van de materialen achter de schermen

* Welke audiovisuele middelen (geluid, licht en video) zijn aanwezig? Of moeten gehuurd worden?
* Is er een katheder aanwezig?
* Is er airconditioning?
* Zijn er verduisteringsmogelijkheden (ivm beamen of een videoscherm)?
* Hoe is de geluidsisolatie?
* Is uitbreiding van de feestruimte mogelijk door een tent of overkapping?
* Wat is de capaciteit van de keukenuitrusting?


alt
Verkenning van het personeel vóór de schermen

* Is er voldoende personeel voor de ontvangstbalie?
* Wil je misschien liever ‘eigen’ mensen inzetten voor de ontvangstbalie? Als je veel relaties verwacht kun je de

buitendienstmedewerkers daar uitstekend voor vragen.
* Is de garderobe bemand voorafgaand, tijdens en na afloop van het evenement?
* Is de receptie bemand tijdens het evenement?
* Is het drankenbuffet continu bemand en zijn er goede instructies gegeven?
* Weten de mensen achter het drankenbuffet wat er geschonken mag worden?
* Is er voldoende bedienend personeel of zijn er voldoende uitgiftepunten bij het buffet? (vuistregel: één uitgiftepunt per 50 gasten) .
* Is het personeel voor de schermen in staat om het evenement de uitstraling te geven van uw bedrijf?
* Hoe ziet de kleding van het personeel er uit? Vind je dat de kleding te wensen overlaat, bespreek dat dan van tevoren. Wees ook
alert op kleding van uitzendkrachten.
* Let het personeel op veiligheid? (tip: geef een korte briefing aan het personeel voordat het evenement start, en houd dan in de gaten
of het personeel daarna de veiligheid checkt.)
* Wie heeft een BHV-diploma en hoe is deze persoon te herkennen en te bereiken?
alt
Verkenning van het personeel achter de schermen

* Is er een schoonmaakploeg en personeel voor de spoelkeuken beschikbaar?
* Kun je een beroep doen op een technische medewerker van de locatie?

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.