Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

Zelf organiseren of evenementenbureau?

alt
Zo maak je een bewuste keuze tussen zelf doen en uitbesteden
Zelf een evenement organiseren of het laten doen? Dat is een cruciale vraag die je jezelf moet stellen. Liefst vóór aanvang van de organisatie van een evenement. De keuze is afhankelijk van de hoeveelheid geld en tijd die je beschikbaar hebt. Pien en Evelien adviseren je om een gedegen keuze te maken en we helpen je daarmee door onderstaande checklist.
Evenementen organiseren kan op twee manieren:
* Veel tijd investeren en een volledig beeld van de markt van de benodigde diensten/goederen zien te krijgen.
* Een evenementenbureau in de arm te nemen.
Beide opties hebben voor- en nadelen.
alt
Maak een realistische inschatting van:


* grootte en complexiteit van het evenement;
* benodigde organisatietijd (altijd meer dan je denkt);
* beschikbare tijd (altijd minder dan je denkt) van alle betrokken organisatoren;
* continuïteit: wie neemt het over als een van de organisatoren uitvalt?
* beschikbare budget;
* beschikbare kennis, kunde en ervaring;
* enthousiasme en affiniteit met het onderwerp;
Laat bij je overwegingen meespelen of je de organisatorische en eventuele financiële risico’s van het evenement wilt en kunt dragen.
alt
 
UITBESTEDEN

Is de conclusie: uitbesteden, dan is er keuze uit de volgende groepen organisatoren:
Onafhankelijke evenementenbureaus
Ze zijn er in zeer vele vormen. De meeste hebben de horeca, de toneelwereld of het amusement als achtergrond. Hun primaire taak is het organiseren van zakelijke en feestelijke bijeenkomsten.
Leveranciers als totaalorganisator
Deze handelwijze vind je doorgaans bij cateraars, theaterbureaus of vervoersmaatschappijen. Een aantal gerenommeerde leveranciers is zo gespecialiseerd in de totale organisatie van een evenement, dat zij hiervoor speciale afdelingen hebben. Klein gevaar bij deze leveranciers is dat ze het beschikbare budget zoveel mogelijk met eigen diensten invult, waardoor het evenement uit balans raakt. Daar moet je dus goed op letten.
PCO’s (Professionele Congres Organisatoren)
Deze groep organisatoren heeft meestal een achtergrond in de horeca, overheid of universitaire wereld. Zij zijn goed in het organiseren van evenementen waarbij kennisoverdracht centraal staat, zoals congressen en seminars. Ook alle randactiviteiten, zoals (internationaal) vervoer, partnerprogramma’s, excursies en feestelijke ontvangsten, maar ook de administratie en financiën, verzorgen ze.
Reclame- en/of pr-bureaus
Steeds vaker geven reclamebureaus niet alleen adviezen, maar dragen ze ook zorg voor de uitvoering van evenementen. Reclamebureaus zorgen voor een juiste integratie van zakelijke evenementen in je marketing-, sales- en pr-strategie. Het zijn meestal geen specialisten in het organiseren van evenementen, dus je kunt overwegen om het reclamebureau te koppelen aan een onafhankelijke evenementenorganisatiebureau.
alt
Welk soort externe organisator kiezen?


Een externe organisator uit één van de genoemde vakgebieden kiest je op basis van:
* een inventarisatie van de aanbiedersmarkt;
* aansluiting bij de aard van het evenement;
* referenties van door het bedrijf om hun oordeel gewaardeerde relaties;
* altijd (!) een persoonlijk gesprek;
* de te hanteren calculatiemethode;
* overige leveringsvoorwaarden;
* de accountmanager, die het evenement onder zijn/haar hoede zal nemen.
Gedeelde organisatie
Uitbesteden kan op twee manieren: geheel of slechts gedeeltelijk. Kiest je voor gedeelde organisatie, en regel je bijvoorbeeld zelf de locatie regelt maar niet het amusement, dan is goed overleg tussen beide organiserende partners essentieel. Het gevaar loert anders dat je van elkaar aanneemt dat bepaalde zaken geregeld zijn, zoals het inhuren van licht- en geluidfaciliteiten, terwijl dat niet zo is. Periodieke voortgangsbesprekingen en een nauwkeurige verslaglegging zijn dus belangrijk.
Kosten van uitbesteden
Uitbesteden kost geld. Hoeveel is afhankelijk van de leverancierskeuze en de kostendoorberekening. Een goede offerte geeft inzicht in de organisatiekosten. Spreek de organisatorische en financiële werkwijze in een vroeg stadium met een externe organisator door. In grote lijnen zijn er twee berekeningsmethoden: de open en gesloten kostencalculatie:
Open kostencalculatie
Werk je op open basis, dan worden organisatie-uren (tussen € 65 en € 125 per uur), overheadkosten en een winstpercentage apart vermeld. Die laatste twee kunnen per bedrijf erg verschillen.
Gesloten kostencalculatie
Heb je geen inzicht in de kostenopbouw, dan wordt gesproken van een gesloten calculatiemethode. De totaalorganisator zet een percentage op zijn inkopen (tussen de 10 en 30%) en biedt deze als verkoopprijzen aan.
Steeds vaker wordt gewerkt op basis van open kostencalculatie. Dat komt het onderling vertrouwen en een onpartijdig advies ten goede. Bovendien laat deze calculatiemethode de werkelijke kosten van de organisatie zien, ten opzichte van de inkoopkosten.
alt
Lasten en lusten


Tegenover de kosten van het uitbesteden staan een groot aantal voordelen:
* De factor tijd is al gauw een kostenbesparing: wat voor de opdrachtgever niet-alledaags, ingewikkeld en arbeidsintensief is, kan door totaalorganisatoren snel, efficiënt en daardoor kostenbesparend worden uitgevoerd.
* De organisator licht de voor- en nadelen van een programmavoorstel graag toe. En zal ook alternatieven aandragen.
* In organisatorisch en financieel opzicht heb je als opdrachtgever uitsluitend te maken met één partner: de totaalorganisator.
* De organisator maakt een weloverwogen en prijsgunstige leverancierskeuze. Dat levert een aantrekkelijke prijs/productverhouding op.
* Het inschakelen van een externe organisator kan ook een tactisch doel hebben: een externe partner kan vaak zaken voor elkaar krijgen die voor internen moeilijk verkoopbaar zijn. Vreemde ogen dwingen.
Als je vooraf zorgvuldig en stapsgewijs de een passende organisatievorm kiest, zal dat zeker effect hebben op het succes van het evenement.
Een officiële pitch uitschrijven
Het is steeds gebruikelijker voor het kiezen van een externe organisator een aanbesteding of pitch uit te schrijven. Daarbij nodig je een open of een geselecteerd aantal bedrijven uit om een offerte uit te brengen. In dit document vind je de richtlijnen zoals IDEA (www.ideaonline.nl), de grootste branchevereniging voor evenementenbureaus, die hanteert en een voorbeeld van een pitchovereenkomst.
Deze informatie word je aangeboden door LiveHouse.

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.