Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

Jouw rol als evenementen organisator

alt

Interview met Marion van Nierop – tot april 2012 senior eventmanager bij LiveHouse.

Marion heeft heel veel ervaring en heeft evenementen georganiseerd voor onder andere KLM, Vopak, NWO en TomTom.

Marion heeft een aantal bruikbare tips voor andere eventmanagers tijdens de opbouw van het evenement en de dag zelf.

 

 

 

 

 

 

 

Tijdens de opbouw:

1. Tijdens de opbouw ben je het aanspreekpunt voor je leveranciers, de locatie en iedereen die ook maar iets met het evenement te maken heeft. Zorg dus dat je goed bereikbaar en zichtbaar bent.

2. Maak van te voren een logische planning van de aanvoer van leveranciers; de leverancier die het tapijt levert komt natuurlijk eerder dan de leverancier van het meubilair.

 

Op de dag zelf:

3. Zorg dat je een logisch en goed te volgen draaiboek hebt gemaakt dat voor iedereen duidelijk is. Er moet natuurlijk een kloppende tijdsindeling instaan maar ook contact- en adresgegevens van je leveranciers en sprekers.

4. Dubbelcheck alle afspraken van te voren om misverstanden te voorkomen en doe dit zo veel mogelijk per email want dan heb je alles zwart op wit staan.

5. Organiseer bijvoorbeeld in de ochtend van het evenement een briefing met je hostessen en/of ander personeel om iedereen zo goed mogelijk te informeren over de bedoelingen van het evenement.

6. Tijdens het evenement moet je flexibel zijn en zo weinig mogelijk taken hebben. Want als er iets aan de hand is, moet je zo snel mogelijk ingrijpen. Houd je handen daarom vrij en loop zoveel mogelijk rond om alles in de gaten te houden.

7. Qua kleding is het handig om praktische kleding te dragen, een broek met zakken of een jasje waar je wat in kunt stoppen zodat je ook altijd het draaiboek bij je kunt houden. Platte schoenen dragen of in ieder geval bij je hebben is een must.

8. Print het draaiboek meerdere keren uit want je laat het soms liggen ergens of iemand anders is vergeten het uit te printen. Zo heb je er altijd een aantal achter de hand.

9. Houd veel contact met de keuken, mocht het programma uitlopen of eerder afgelopen zijn kunnen zij hier op inspelen.

10. Als je social media inzet, zoals bijvoorbeeld twitter, is het noodzakelijk om ook tijdens het evenement dit in de gaten te houden. Als gasten wat twitteren over bijvoorbeeld de temperatuur in de zaal kun je daar meteen op inspelen.

 

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.