Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

Financieel verslag van je evenement

alt
Het evenement is afgelopen en jij gaat facturen betalen...of niet.


Facturering
Op de eindafrekening dienen alle aantallen en bedragen terug te komen die ook in de opdrachtbevestiging genoemd zijn. P.M.- en stelposten zijn veranderd in vaste bedragen en kunnen vergeleken worden met de aanvankelijke begroting. Posten die voorheen niet opgenomen en voorzien waren, vragen om een duidelijke toelichting van de leverancier.

Ben je niet tevreden over product of dienst, geef dat al op het moment van levering aan. Blijft de klacht bestaan, bevestig die dan onmiddellijk schriftelijk. Eventueel kan een schikking getroffen worden. Is er een neutrale ‘derde’ partij nodig, dan hebben de diverse brancheverenigingen een onafhankelijke geschillencommissie.
Als alle organisatoren en leveranciers hun afspraken volledig zijn nagekomen, is het kostenplaatje een blauwdruk van de oorspronkelijke kostenbegroting. Zijn er afwijkingen, dan moeten deze met (goede) redenen onderbouwd worden.
Nacalculatie
Stel een nacalculatie op aan de hand van de begroting en alle binnengekomen en gecontroleerde facturen. Waarschijnlijk zijn er nog een aantal niet-begrote posten bijgekomen. En vaak wijken de aanvankelijk begrote posten af van de factuurbedragen.

Tip: maak een kolommenopstelling waarin je te verwachten kosten en gerealiseerde kosten naast elkaar zet. Zijn er ook inkomsten dan geldt ook hier: zet de gerealiseerde inkomsten af tegen de verwachte revenuen.

Voorbeeld van een nacalculatie van een feest voor 200 personen
(alle bedragen zijn exclusief btw en in euro's):
 BegrootGerealiseerd

Reden afwijking

Totaal24.25021.855+ 2.395
    
Vaste kosten   
Zaalhuur900900 
All-round band1.5001.500 
Licht & geluid300600-300 extra geluid voor extra zaal
Drukwerk750620+ 130 minder portokosten
Optreden artiest1.6001.600 
Vervoer2.7502.750 
Actief entertainment1.0501.150- 100 extra reiskosten
Afscheidsgeschenk900840+ 60 minder transportkosten
Organisatiekosten2.0502.050 
    
Variabele kosten   
Eten à € 35,007.0006.500+ 500 opkomst minder hoog
Drinken à € 16,003.2003.000+ 200 opkomst minder hoog
    
Onvoorziene kosten   
10%2.250345+ 1.905
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
alt
Financieel verslag
Tot slot maak je een financieel verslag. Een financieel verslag is de vertaling van de cijfers in de nacalculatie. Je geeft per post een toelichting over het hoe en waarom van afwijkende bedragen. Met deze verantwoording kun je een financiële nabespreking houden met opdrachtgevers, superieuren of medeverantwoordelijken.

 

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.