Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

Organisatie evenement opstarten

alt
Een bedrijfsevenement organiseren: zo ga je van start! 

Wij helpen je stap voor stap helpen bij het organiseren van een bedrijfsevenement.

Het gaat hier niet over publieksevenementen. Met een publieksevenement bereik je andere doelgroepen en zijn er andere doelstellingen. Dat vergt een andere werkwijze. Omdat binnen bedrijven nauwelijks publieksevenementen worden georganiseerd, besteden we er hier geen specifieke aandacht aan.
alt
Wat is een bedrijfsevenement?


Een bedrijfsevenement is:
*een besloten bijeenkomst,
*in een formele of informele sfeer,
*voor een genodigde doelgroep,
*met activiteiten die qua vorm en inhoud aansluiten bij de doelgroep en het doel.

Een bedrijfsevenement wordt vaak gebruikt als instrument om één of meerdere doelgroepen, binnen en/of buiten het bedrijf, te bereiken.
Bij de organisatie van een bedrijfsevenement komt veel kijken. Sommigen zullen er veel ervaring mee hebben, anderen zullen slechts een enkele keer zo’n evenement in opdracht moeten organiseren. Pien en Evelien, gaan je er bij helpen.
alt
Starten met organiseren: hoe lang van tevoren?


Als vuistregel geldt:

*Grote bijeenkomsten: 6 maanden tot 1 jaar;
*Kleinere evenementen: 3 tot 6 maanden.
Hoeveel voorbereidingstijd nodig is, hangt natuurlijk sterk af van de complexiteit van het evenement en de ervaring van de organisatoren. Een uitgebreide jubileumviering van een multinational of een groot internationaal wetenschappelijk congres kost vaak zelfs meer voorbereidingstijd: al gauw 2 jaar.
alt
Het organisatietraject


Het organisatietraject bestaat uit een aantal fasen:
Fase 1: inventariseren en plannen maken.
Fase 2: definitieve afspraken maken.
Fase 3: uitnodigingen maken en sturen.
Fase 4: respons verwerken.
Fase 5: uitvoering voorbereiden en uitvoeren.
Fase 6: afhandeling.
alt
Organisatievormen


In de praktijk zijn er twee situaties:
A. Je organiseert een bedrijfsevenement alleen.
Het organiseren van een evenement kost altijd meer tijd dan je denkt. Bovendien gebeuren er onvoorziene dingen die je planning in de war gooien:
- Het lukt niet een geschikte locatie te vinden, zodat veel tijd gaat zitten in het zoeken.
- De locatie van je keuze blijkt bij nadere inspectie niet aan je verwachtingen te voldoen.
- Er melden zich veel meer of juist minder gasten aan dan verwacht.
- Leveranciers houden zich niet aan de afspraken.
Het is dus belangrijk voldoende tijd vrij te maken voor de organisatie van het evenement. Het komt maar weinig voor dat extra tijd in het takenpakket van de evcnementorganisator wordt vrijgemaakt.
B. Je organiseert het evenement met anderen samen.
Organiseer je het evenement samen met anderen, dan is het zaak zo snel mogelijk met alle partijen rond de tafel te gaan zitten. Uit de (grote) kring van betrokkenen stel je een compacte, slagvaardige kerngroep samen. Deze groep richt zich op de feitelijke organisatie.
De groep daar rondom kan vervolgens, op verzoek van de kerngroep, op ad-hocbasis taken uitvoeren. De kerngroep heeft als eerste taak doelstellingen en doelgroep te definiëren en de aanpak te bepalen.
In het eerste actieplan komen te staan:
· Een grove tijdsplanning
· Een stappenplan
· De taakverdeling per persoon. Alle genoemde personen dienen op de hoogte te worden gebracht van de plannen en moeten natuurlijk op hun taak berekend zijn.
Ook belangrijk: stel in dit prille stadium het beschikbare budget vast.
alt
Voorbereidingsfase


In de voorbereidingsfase komen de organisatoren regelmatig samen om de voortgang te controleren.

In deze vergaderingen worden:
  • de stappen uit de afgelopen periode doorgesproken;
  • het actieplan voor de komende periode besproken.
Aan de hand van notulen kan de voortgang nauwkeurig gecontroleerd en vastgelegd worden. Houd de vergadering kort en to the point. Het onderwerp leent zich voor gezellige afzwaaiers, maar in de praktijk leiden deze vaak tot onzorgvuldigheid en nalatigheid. Raadpleeg regelmatig het plan, en stel die bij als dat nodig blijkt.
alt
Checklist


Een afgeleide van het actieplan is een checklist, waarmee je de voortgang van het project in de gaten kunt houden.

Zeker bij een langdurige voorbereidingsperiode met vele betrokkenen, is de checklist de rode draad voor de organisatoren. Naarmate de organisatie vordert, zal de checklist steeds gedetailleerder worden, met als uiteindelijke resultaat een vast draaiboek.
Een checklist kent vaste items, zoals deze van Pien en Evelien. Om een checklist samen te stellen kun je ieder computerprogramma gebruiken dat je wilt, bijvoorbeeld Excel of Word. In de praktijk werkt een chronologische opbouw in tijd het beste. Zo zie je niet alleen in één oogopslag wat je gedaan hebt, maar vooral ook wat er op korte termijn moet gebeuren. Door alle punten af te vinken is er een exact beeld van de voortgang.
Tip 1: noteer in een elektronische agenda, bijvoorbeeld Outlook, alle deadlines. Zo vergeet je ze niet en kun je tijdig actie ondernemen.
Tip 2: is het programma gecompliceerder, dan is MS-Project een goed softwareprogramma om de voortgang te controleren en te beheersen.
Gouden tip: maak je eigen checklist voor de organisatie van jouw evenement. Zo vergeet je niets!
 

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.