Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

Evenementen budget

alt
Budgetteren is nauwkeurig en gedetailleerd te werk gaan.


Zonder harde gegevens is budgetteren een gok. Pas wanneer je heel concreet en tot in detail weet hoe het evenement er uit komt te zien, heeft budgetteren zin.

Stap 1: schat de grootte van de doelgroep in.
Maak een uitgebreide en realistische lijst met namen en instanties. Laat de lijst eventueel langs diverse afdelingen en personen gaan. Niemand vergeten? De grote vraag: hoeveel mensen komen daadwerkelijk? Daar is niet eenvoudig antwoord op te geven. Nodig je leveranciers uit ter gelegenheid van een jubileum, dan zal de opkomst groot zijn; zij hebben er belang bij aanwezig te zijn.
Het zelfde geldt voor een dealerbijeenkomst. Maar nodig je prospects uit voor een jubileum, dan zal de opkomst veel lager zijn. Prospects hebben geen direct belang bij het evenement. Graadmeter is dus de afhankelijkheid en verbondenheid van de gasten met het bedrijf.
Organiseer je een evenement dat al eerder is georganiseerd, probeer dan de genodigdengroep en de werkelijk aanwezigen te achterhalen. Houd, wanneer je een evenement organiseert, altijd een overzicht bij van:

* aantal genodigden;
* aantal ingeschrevenen;
* aantal werkelijk aanwezigen.
Stap 2: omschrijf de doelstelling.

Stap 3: stel het budget vast.
Met deze basiselementen in het achterhoofd maak je een eerste plan en kun je offertes aanvragen. Zo komt er vanzelf meer duidelijkheid over de verdeling van beschikbare financiële middelen en de wijze van organiseren.

Een hulpmiddel bij het opstellen van de begroting is de volgende checklist waarop alle posten vermeld staan die je kunt tegenkomen:

* restauratieve voorzieningen (voor gasten en medewerkenden);
* huur permanente/tijdelijke locatie (ook opbouw/afbouw);
* verwarming/koeling (gas/olie/bij grote hallen/tenten, etc.);
* schoonmaak (voor/tijdens/na afloop).
* meubilair (huur/vervoer/plaatsen/schoonmaken);
* garderobe (uitkoop/betaling van personeelskosten/p.p. prijs/betaling door gasten).
* parkeerkosten (uitkoop/betaling van personeelskosten/per-auto-prijs/betaling door gasten);
* vervoer van personen/materialen/bagage (materiaalkosten/personeelskosten/restauratieve verzorging/vergunningen);
* overnachtingskosten (voor gasten en medewerkenden);
* amusement (afdracht sociale lasten en werkgeverslasten/Buma Stemra/uitkoop);
* vip’s (bewaking/speciaal vervoer/speciale restauratieve voorzieningen/cadeau/bloemen);
* sprekers/dagvoorzitter (vergoeding/reisgeld/cadeau/bloemen);
* tolken (reis- en verblijfskosten/cabines).
* bloem/groenversiering (huur of koop/plaatsen/transport/op podium/op tafels/op buffetten/aanbiedboeketten).
* decoraties (gehuurd of eenmalig speciaal vervaardigd).
* bewegwijzering (zowel binnen als buiten).
* technische voorzieningen (extra telefoon-, data- en faxlijnen/gewone- en krachtstroom/gas/water);
* speciale attributen (sportmaterialen, marktkramen, etc.).
* special effects (laser/vuurwerk/rook/sneeuw, etc. inclusief bediening);
* AV-middelen (huur/vervoer/opbouw/assistentie/afbouw).
* foto/videoproducties (materialen/nabestellingen/reiskosten/restauratieve voorziening/personeelskosten/scenariovervaardiging/acteurs/stemmen);
* professionele presentator/-trice (gage/voorbespreking/repetitie/reiskosten/kledingkosten);
* hostesses (gage/voorbespreking/training/reiskosten/kledingkosten/restauratieve voorzieningen);
* beveiliging (materialen/personeelskosten/restauratieve voorzieningen).
* medische voorzieningen (EHBO/ambulance/arts);
* website (bouw/hosting/ontwerp/tekst/betalingsmodule);
* drukwerk/porti (pre-press/press/handling);
* secretariële kosten (kopiëren, etc.).
* attenties (ontwerp/inkoop/verpakking/verzending/uitreiking);
* promotiekosten (media-activiteiten, etc.);
* verzekeringen (materialen/personen/assurantiebelasting).
* vergunningen en fooien (facultatief);
* organisatiekosten extern/intern (extern: open of gesloten calculatie/intern: urenverantwoording);
* fiscus (loonheffingen/winstbelastingen/omzetbelasting);
* post ‘onvoorzien’ (meestal 10% van het totaalbudget);
alt
Vaste en variabele kosten


Bovenstaande lijst kun je eventueel splitsen in vaste en variabele kosten:
- Vaste kosten veranderen niet, ondanks wijzigingen in het aantal gasten.
- Variabele kosten veranderen wel.
De belangrijkste variabele kosten zijn:
* restauratieve voorzieningen;
* garderobe en parkeerkosten, indien je afspraken maakt op basis van het aantal personen;
* overnachtingskosten;
* vervoer;
* meubilair;
* locatie, als de prijzen variëren naar gelang de ruimtes die je gebruikt.
* attenties.
Alle overige posten op de lijst zijn min of meer vaste kosten.
Als een verdeling tussen vast en variabel is gemaakt, kun je eenvoudig zien wat het effect is van meer of minder gasten ten opzichte van het indicatieaantal. Zo kun je een financieel scenario maken. Zeker slim om te doen als je de gasten laat betalen en je een toegangsprijs moet bepalen!
Tip: maak een opzet in Excel, zodat snel wijzigingen kunnen worden doorgevoerd en je altijd een up-to-date overzicht hebt.
alt
Fiscus


Denk in dit stadium ook aan de fiscale aspecten en bespreek ze met de accountant of de interne administratie. Voor meer info kijk ook bij De fiscus op je evenement

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.