Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

Locatiecheck voor je evenement begint

alt
Op de dag van het evenement zelf check je de locatie nogmaals.


Eenmaal op de locatie, op de dag van het evenement, zijn er een aantal standaardpunten die je moet controleren. Doe alsof je zelf gast bent en controleer vanaf binnenkomst, met de schriftelijke afspraken in de hand, de volgende zaken:
Parkeermogelijkheden
Controleer de parkeerplaatsen en de eventuele afspraken met de bewaking over doorgangsbeleid en betalingsregeling.
Bewegwijzering en vlaggen
Controleer zowel binnen als buiten of de afgesproken bewegwijzering is aangebracht en of de route logisch is. Controleer ook de tekst (en de spelling van de bedrijfsnaam) op een collectief verwijsbord. Controleer (indien afgesproken) of de vlaggen wapperen.
Receptiebalie
Maak kennis met de mensen achter de receptie, zodat ze je gezicht kennen als er telefoontjes of vragen zijn. Als zij ook de gasten ontvangen, spreek dan het verloop van de dag met hen door.
Contactpersoon
Is de contactpersoon dezelfde met wie je eerder contact had? Zo niet, wie is dan je aanspreekpunt en houvast gedurende de dag? Maak zo snel mogelijk kennis en neem de gang van zaken voor de dag nog eens helemaal door.
Sanitaire voorzieningen
Controleer of de toiletten schoon zijn en of er voldoende aanvullingen (wc-papier, zeep) voor de dag voorradig zijn. Controleer of het toiletpersoneel aanwezig is.
Garderobe
Controleer of de garderobe conform de overeenkomst is opgesteld en of het (eventuele) personeel aanwezig is.
Opstelling/inrichting van de accommodatie
Komt die overeen met de afspraken en zijn er voldoende zitplaatsen (gerelateerd aan het doorgegeven definitieve aantal gasten)?
Audiovisuele voorzieningen
Is alle gereserveerde apparatuur aanwezig en werkt alle apparatuur? Is de technicus aanwezig of oppiepbaar en op de hoogte van de gang van zaken?
Restauratieve voorzieningen
Controleer als eerste of de koffie in de sprekerskamer of viproom aanwezig is. Controleer of de koffiebuffetten, de lunchruimte en de overige ruimtes voor restauratieve verzorging zijn ingericht (of in de loop van de dag worden ingericht) conform de afspraken.
Externe goederen
Controleer of zendingen van leveranciers zijn aangekomen en waar de materialen zijn opgeslagen.
Veiligheid
Controleer of alle nooduitgangen vrij zijn en of de zichtbare veiligheidsvoorzieningen getroffen zijn. Loop een rondje met de manager en bespreek de procedure van ontruiming en het signaal dat klinkt bij een noodsituatie. Je kunt ook een verzamelpunt afspreken waar iedereen zich na ontruiming meldt. Deze informatie kunt je aan het begin van een bijeenkomst bij de huishoudelijke mededelingen aan de gasten geven (vertellen).

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.