Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

MVO en evenementen organisatie

Wat is de rol van evenementen binnen maatschappelijk verantwoord ondernemen?

Steeds meer bedrijven willen maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ze zien af van de obligatoire cadeautjes bij een jubileum, opening van een nieuw pand of afscheid van een directeur, en kiezen in plaats daarvan voor een sponsorproject. Er zijn de laatste tijd zelfs bedrijven die, in overleg met het personeel, het geld van de kerstpakketten bestemmen voor een goed doel of de flessen wijn naar de relaties vervangen door een donatie aan een goed doel. Zo snijdt het mes aan twee kanten: bedrijven tonen hun sociale en maatschappelijke betrokkenheid en charitatieve instellingen kunnen rekenen op substantiële steun.

Direct door naar de 6 stappen voor lucratieve sponsoring
Steunt je bedrijf maatschappelijke organisaties in natura of in geld? Knappen medewerkers bijvoorbeeld het clubhuis van de voetbalclub in de buurt op? Of ondersteunen ze projecten op scholen? Dan hoort je bedrijf bij de club van maatschappelijk betrokken ondernemers (MBO).
alt
Is MBO hetzelfde als MVO?

Nee, maar ze zijn wel onlosmakelijk met elkaar verbonden. Wanneer je als bedrijf betrokken raakt bij maatschappelijke kwesties zoals jeugdzorg, integratie, overgewicht, schooluitval of verpaupering, kan een volgende stap zijn dat je als bedrijf verantwoordelijkheid neemt en kijkt hoe je kan bijdragen aan een oplossing.
Andersom is MVO pas geloofwaardig, als management en medewerkers zich ook werkelijk betrokken voelen bij de maatschappelijke activiteiten van de onderneming.
Veel charitatieve instellingen spelen op een leuke en aansprekende manier in op deze groeiende belangstelling vanuit het bedrijfsleven. Ze willen graag iets terug doen. Het leveren of begeleiden van pr is daarbij een heel belangrijk onderdeel. Dit kan variëren van hulp bij de tekst van een uitnodiging of van een persbericht, het inrichten van een display in de feestruimte tot de rapportage van het bereikte doel achteraf.

Een goed doel uitkiezen
Een goed doel kies je niet zomaar.Bel verschillende instellingen en vraag hen heel concreet welke projecten er zijn die interessant zouden kunnen zijn om te sponsoren. Let bij het kiezen op:
* Past het goede doel bij het bedrijfsimago? Is dat imago bijvoorbeeld zeer conservatief en kies je voor een doel op het alternatieve vlak, dan zul je dat moeten rechtvaardigen.
* Is het goede doel politiek en religieus neutraal? Of is het niet neutraal maar past dat juist bij je bedrijf?
* Je kunt ook inspelen op actuele acties, zoals nationale inzamelingsacties bij natuurrampen.
Er zijn ook altijd trends op goededoelengebied. Op dit moment krijgt het milieu veel aandacht.
De hoogte van een donatie
De hoogte van de donatie is medebepalend voor het kunnen sponsoren van een project met een eigen gezicht. En dat is natuurlijk wel aardig een afgerond geheel sponsoren. Zo kan Plan International bijvoorbeeld met € 4.000 een school bouwen en voor € 4.000 een drinkwaterproject voor 300 families realiseren. Voor € 5.000 kan een bedrijf in een nieuw Ronald MacDonald Huis een kamer inrichten, die dan de naam van het bedrijf krijgt. Novib maakt bijdragen nog persoonlijker: voor € 12 kopen zij een pakket schoolboeken, voor € 17 een schop en voor € 21 drie balen cement.
Voorbeelden van geëngageerde sponsoring
* Groenteconcern HAK ondersteunt een groente- en fruitteeltproject in Zimbabwe.
* Nijverdal-Ten Cate (zelf ontstaan uit vele kleine bedrijfjes) staat financieel garant voor de ontwikkeling van het kleinbedrijf in de sloppenwijken van Delhi.
* Bakkerijgrondstoffenleverancier Zeelandia levert de ingrediënten voor het Panda-broodje, waarvan de opbrengst deels naar het Wereld Natuurfonds gaat.
alt
Het effect van sponsoring

Sponsoring doe je niet alleen uit affiniteit met het goede doel. Je wilt er ook als bedrijf wat mee bereiken. Effecten van projectsponsoring kunnen bijvoorbeeld zijn:
* Goodwill opbouwen bij relaties door het tonen van maatschappelijke betrokkenheid.
Dat kun je doen door te kiezen voor sponsoring ter gelegenheid van een evenement
zoals een jubileum natuurlijk en wanneer je de relatiegeschenken vervangt door een donatie.
* Sociale betrokkenheid bij het personeel vergroten door als bedrijf het voorbeeld te geven. Denk aan een interne campagne waarvoor je een aansprekend goed doel kiest. De werknemers doneren bijvoorbeeld de opbrengst van de bingoavond of organiseren tijdens de jaarlijkse sportdag een prestatieloop, waarbij ze zich laten sponsoren.
Ook zijn er bedrijven die een salarisdonatie met hun werknemers overeenkomen, zodat er elke maand automatisch een bepaald bedrag van hun salaris wordt afgehouden. Het inleveren van het kerstpakket is de laatste jaren steeds meer in zwang.
Veel bedrijven verdubbelen de bedragen die de werknemers afstaan, om zo allebei daadwerkelijk aan een project te werken.
* Naamsbekendheid vergroten door doelbewust gekozen publiciteit.
Hierbij kun je denken aan extra extern gerichte PR. De hulp van de organisatie is hier wel zeer welkom. Soms is het mogelijk samen een project te starten.
* Omzetverhoging door producten te koppelen aan een goed doel.
Deze vorm is vooral geschikt voor consumentenacties. Er moet een duidelijk verband zijn tussen product en goed doel. Bij de aankoop van een pak milieuvriendelijk wasmiddel (natuurlijk wéér vernieuwd), zorgt de fabrikant ervoor dat een x-bedrag wordt overgemaakt naar een milieuorganisatie. De zorg voor het milieu is de verbindende factor.

alt
6 tips voor lucratieve sponsoring

Tips om aan zoveel mogelijk geld te komen bij een externe sponsorcampagne ter gelegenheid van een evenement zijn:
1. Stel een duidelijke en aansprekende tekst op. Voeg eventueel een folder van het goede doel toe. Vraag hierbij eventueel hulp van de instelling.
2. Open een apart rekeningnummer of laat het geld onder vermelding van een codewoord storten op de bedrijfsrekening. Laat de rekening circa 6 weken openstaan en wacht met afsluiten nog tot circa 1 maand na afloop van het evenement. Veel bedrijven doen eens per maand hun betalingen en dat moment kan later vallen dan het evenement.
Laat nooit rechtstreeks geld overmaken naar het goede doel, omdat het daar moeilijk herkenbaar is als een donatie gelieerd aan je bedrijf. Ook contant geld vragen in enveloppen werkt in de praktijk minder goed.
3. Probeer tijdens het evenement het goede doel te visualiseren door middel van een display. Een duidelijk herkenbare afgesloten doos of bus zorgt vaak voor spontane extra contante donaties.
4. Overhandig het totaalbedrag feestelijk met een reuzecheque en zorg dat hierbij pers aanwezig is.
5. Bedank de donateurs achteraf: stel een lijst op van de donateurs en stuur hen een kopie van de bedankbrief van de charitatieve instelling, zodat ze kunnen zien dat er daadwerkelijk gestort is en hoeveel geld de actie in totaal heeft opgebracht. Als er foto’s zijn gemaakt van de overdracht van het geld is het leuk om de donateurs hiervan een kopie te sturen.
6. Bericht de donateurs bij een langlopend project, ook na afloop van de actie. Dat geeft extra contactmogelijkheden, waardoor je je bedrijf extra onder de aandacht kunt brengen.
alt
Waar zoek je goede doelen?

De zoektocht naar maatschappelijk verantwoord en betrokken ondernemen begint bij adviseurs zoals:

* Alianza Maatschappelijk Ondernemen: levert advies, workshops en matchmaking op het gebied van MVO.
* Community Partnershop Consultants: richt zich op sociale partnerschappen en matchmaking.
* Goede Zaken: biedt training aan ideële organisaties om met succes de samenwerking met bedrijven te ontwikkelen.
* MOVISIE: begeleidt bedrijven bij de strategische verankering van MVO.
* Nieuwe Maan: helpt organisaties bij hun maatschappelijke positionering.
* Robin Good; adviseert bedrijven over maatschappelijke programma’s.
* Stichting Echte Welvaart: levert een instrument waarmee u MVO binnen uw bedrijf kunt vormgeven.
* Trade Development: ontwikkelt en begeleidt sociale partnerschappen tussen maatschappelijke organisaties, bedrijven en de overheid.
* Vrijwillligerswerk.nl: biedt honderden verwijzigingen naar maatschappelijke organisaties, bedrijven en de overheid.
* Zinnige Zaken: ondersteunt organisaties bij implementatie van MVO-beleid.
Ook kun je bij bemiddelingsorganisaties en mentorprojecten aankloppen, zoals:
* Better Future: geeft Nederlandse managers in Afrika een paar weken cursus in inspirerend leiderschap.
* COACH2B: een nationaal stimuleringsprogramma voor coaching door vrijwilligers uit het bedrijfsleven.
* EsteamWork en Share People: verbinden persoonlijke ontwikkeling aan kennisintensieve uitdagingen in ontwikkelingslanden.
* Samen voor Betrokken Ondernemen: een MBO-makelaar.
* Stichting LaLuz: koppelt organisaties aan young professionals.
* TechSoup : via deze organisatie doneren professionele aanbieders soft- en hardware aan non-profitorganisaties.
* VSO Nederland: zendt vakdeskundigen uit.
* Yes, we Care!: via deze organisatie kunnen bedrijven structureel goede doelen ondersteunen en dit tonen aan de consument.
Voorbeelden van charitatieve instellingen
Enkele populaire en algemeen aansprekende sponsordoelen zijn:
* Unicef, www.unicef.nl
* Novib, www.novib.nl
* Terre des Hommes, www.terredeshommes.nl
* Foster Parents Plan, www.plannederland.nl
* Ronald MacDonald Kinderfonds, www.kinderfonds.nl
* Wereld Natuurfonds, www.wereldnatuurfonds.nl
* Greenpeace, www.greenpeace.nl
* Natuurmonumenten, www.natuurmonumenten.nl
* Artsen Zonder Grenzen, www.artsenzondergrenzen.nl
* Het Internationale Rode Kruis, www.rodekruis.nl
* Cliniclowns, www.cliniclowns.nl
 
Eventdelen.nl een mooi voorbeeld van goed maarschappelijk verantwoord onderdnemen
alt

Begin 2012 lanceerde Leon Raymakers het platform eventdelen.nl, een website waar organisatoren kunnen samenwerken door evenementen te delen.
 

Op eventdelen.nl plaats je jouw event met de faciliteiten die jij al hebt besproken, zoals bijvoorbeeld; inrichting, techniek of catering en wellicht dat iemand kan aanhaken bij jouw evenement door de volgende dag alles over te nemen. Of andersom, je hebt nog geen specifieke locatie of datum in gedachte en gaat zoeken binnen eventdelen.nl om zo een geschikte samenwerkingspartner te vinden. Zo worden kosten en moeite bespaard en kun je toch een mooi evenement neerzetten.


Op vrijdag 6 april spraken Pien&Evelien met Leon Raymakers over dit geweldige concept wat al snel een groot succes is geworden.

Binnen twee maanden hebben ze ongeveer 75 bezoekers per dag op de website en zijn er al meer dan 50 evenementen geplaatst. Wij vroegen hem hoe hij op dit idee is gekomen en wat eventdelen.nl voor secretaresses en andere management ondersteuners kan betekenen.
 

“Ik organiseer al jaren evenementen en verbaasde mij er over hoeveel faciliteiten er voor korte tijd worden opgebouwd en afgebroken voor een evenement. In de publieksevenementen branche word het wel vaker gedaan, de locatie, techniek, podia en toiletten delen. In deze sector wordt ook veel meer naar buiten gecommuniceerd dus weten veel organisatoren van elkaar wat er wanneer en waar er word georganiseerd.
 

In de zakelijke sector gebeurde dit nog erg weinig omdat er geen communicatie is onderling. Dit gaat nu veranderen door middel van eventdelen.nl, waar je als evenementenorganisator je evenement discreet kunnen communiceren naar andere evenementenorganisatoren om zo combinaties mogelijk te maken."
 

alt


Wij vinden het een heel mooi initiatief, maar wat betekent eventdelen.nl voor de secretaresses van Nederland die ook wel eens een evenement moeten organiseren?

 

“Voor secretaresses kan eventdelen.nl een handige tool zijn om zo goedkoper, makkelijker of sneller aan een locatie, inrichting, catering en andere faciliteiten te komen voor het evenement wat zij mogen organiseren. Als de secretaresse samenwerkt met een organisatiebureau kan er met dit bureau gekeken worden naar mogelijke samenwerkingen tussen andere bureaus en/of leveranciers.”

“Het kan ook een slimme tool zijn om zo concrete evenementen-ideeën op te doen voor het bedrijf waar de secretaresse werkt. Vaak heeft een bedrijf al wel ideeën maar nog geen concrete plannen en met eventdelen.nl kun je sneller aan je ideeën komen en ze ook meteen inplannen.”
 

alt


Wij ondersteunen dit idee van harte. Top Leon!

 

Zien hoe eventdelen precies werkt? Kijk dan dit filmpje of kijk op www.eventdelen.nl


Tips van collega's

  • Wildlifepresent
    Je kunt ook kiezen voor duurzame en fairtrade bedankgeschenken, bijv. voor je keynote sprekers. Geschenken met symboliek, bijv. bedankt voor je visie (uil). Wildlifepresent is hierin gespecialiseerd.

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.