Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

Overtuig je manager van je evenement

alt
Hoe presenteer je met succes een creatief plan aan je manager?

Bij het uitwerken van de plannen ga je tegen vooroordelen aanlopen. De bekendste is:‘We deden het toch altijd zo en het was toch altijd goed?’ Gangbaar is veilig. Maar klopt dat wel? Stel, een concurrent heeft succesvol een golftoernooi voor relaties georganiseerd. Oogst zo’n toernooi per definitie hetzelfde succes voor een andere organisatie? Het antwoord laat zich raden... Dus: ‘Laten we het nu anders doen, dan wordt het nog beter!’ is een zin die je als tegenwerping kunt gebruiken. (Een opmerking die je natuurlijk wel waar moet kunnen maken.)
Enthousiast maakt enthousiast
Creatieve ideeën worden tijdens de organisatiefase vaak door superieuren afgeschoten. Uit angst voor gezichtsverlies, afwijken van geijkte wegen of wantrouwen. Het begint al bij de presentatie van de plannen. Breng dus alleen plannen naar voren waar je volledig achter staat en waar je met enthousiasme over kunt vertellen. Probeer zoveel mogelijk documentatiemateriaal te tonen (liefst in de vorm van plaatjes of beelden) en zorg dat je een snelle, sluitende presentatie houdt.
Het is altijd goed referenties achter de hand te hebben, waaruit blijkt dat de voorgestelde onderdelen professioneel zijn en ook elders succes geboekt hebben. Maar zorg ervoor dat het idee desondanks origineel is.
Een prachtig voorbeeld van overredingskracht is het volgende waargebeurde verhaal:
20 jaar geleden, in tijden van de perestrojka, stond een nep-Gorbatsjov, met wijnvlek, liftend langs de kant van de weg bij Schiphol. Hij moest de directeur van een onderneming, die juist terugkwam van een zakenvlucht, ervan overtuigen dat vernieuwing ook doorgevoerd moest worden bij het relatiefeest, georganiseerd door zijn secretaresse, samen met een organisatiebureau.
Waar niet aan was gedacht, was dat een liftende Gorbatsjov opschudding veroorzaakt in het westen. Binnen de kortste keren werd de figurant omgeven door politie en journalisten. Met veel moeite kon hij zich aan het tumult onttrekken en in de voorbijrijdende auto van de zakenman (de chauffeur zat in het complot) springen. Zijn entree en zijn verhaal maakte zoveel indruk dat de directeur besloot het plan over te nemen. Hij praat nu nog over het voorval. En het geslaagde evenement dat er uit voortkwam.
Alternatieven bieden
Het is de vraag in hoeverre je alternatieve ideeën op tafel moet leggen. Streef er naar één fantastisch plan neer te leggen, dat je tot in details kent en kunt verdedigen.
Binnen sommige bedrijven is het gebruikelijk dat 3 offertes c.q. plannen te presenteren. Dan heb je meer voorbereidingswerk. Toch zul je onvermijdelijk een persoonlijke voorkeur voor één van de plannen hebben. Dat zal tijdens de presentatie verbaal of non-verbaal vanzelf doorschemeren.

Volgorde van presenteren
Je zou kunnen beginnen met de presentatie van het plan van je voorkeur. Of er juist mee te eindigen. Begin je ermee, dan bestaat de mogelijkheid dat je voorkeursplan inslaat als een bom. En er veel minder aandacht is voor de overige plannen. Eindig je met je voorkeursplan, dan zit die nog vers in het geheugen. Beide opties hebben dus voordelen en nadelen.
alt
Gemiste kansen en géén herkansing

Organiseren kan een feest zijn of een lijdensweg. Wie geen scherpe blik heeft voor wat wél of niét kan voor een bepaalde doelgroep, of geen fijne neus heeft voor spraakmakende nieuwigheden, doet er beter aan voorzichtig te werk te gaan. Dat doe je bijvoorbeeld zo:
* Traditionele (en vaak saaie!) keuzes maken. Let wel: het is kans voor je bedrijf of instelling je door middel van een evenement positief te profileren en te tonen: wij zijn vernieuwend en gaan creatief met zaken om. Die kans laat je liggen met een traditioneel evenement. Ook voor jezelf is het een gemiste kans je in positieve zin te profileren binnen het bedrijf wanneer je een traditioneel plan voorstelt.
* Een externe expert inschakelen. Bijvoorbeeld een theaterbureau of een evenementenorganisatiebureau. Niet dat je daarmee alle initiatief uit handen geeft. Samenwerken en delen van de werkzaamheden is zeker mogelijk.
Na een goede (liefst persoonlijke) briefing is zo’n bureau in staat een plan te schrijven. Het plan dient op onderdelen origineel te zijn en geen replica van eerder gehouden evenementen. Dat is soms moeilijk te bepalen. Wat is origineel? Door te weten wat er in de markt te koop is en door anderen wordt georganiseerd, kun je redelijk inschatten wat origineel is en wat niet. Je moet wel tegengas durven geven!

Wij vinden het persoonlijk not done om ideeën te laten ontwikkelen door een bureau en die vervolgens zelf uit te voeren. Of erger, ze door een concurrerend bureau te laten uitvoeren. We vinden het
wel logisch dat je voor het concept een (van te voren overeengekomen) prijs betaalt, zodat je vrij bent om met het concept te doen wat je wilt.
 
 

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.