Volg ons op Twitter
< Terug naar checklist

Voorbeeld uitnodiging evenement

Een uitnodiging maakt bij de lezer verschillende reacties los. Die reactie kun je beïnvloeden door in de uitnodiging een mix van rationele en emotionele argumenten te verwerken. Het is natuurlijk een voorwaarde om de potentiële gasten goed te kennen en hen met de juiste argumenten te bestoken. Maak daarom een goede inventarisatie van de doelgroep en let, in het kader van het uitnodigingsbeleid, vooral op vragen als:

1. Hoeveel andere concurrerende uitnodigingen krijgt de geadresseerde?
Ken je concurrenten, ook in deze materie en zorg ervoor dat je eventueel materiaal van concurrerende initiatieven onder ogen krijgt.

2. Wat zou het belangrijkste argument voor de genodigde zijn om ‘ja’ te zeggen op de uitnodiging?
Ken je de ‘drive’ van de genodigde, dan kun je die benadrukken. Voorbeeld: schat je in dat de komst van een top-spreker of artiest de genodigden zal doen besluiten om te komen, benadruk dit feit dan extra. Of misschien is het feit dat de genodigden elkaar na lange tijd weer eens zullen ontmoeten een belangrijke drijfveer om te komen. Wat je ook inschat, probeer het evenement zo voordelig mogelijk over te laten komen. Daarbij loert het gevaar van overschatting. Blijf altijd met twee benen op de grond staan en verkoop geen kuit voor kaviaar.

3. Door welk opvallend uiterlijk wordt de genodigde positief geprikkeld en nieuwsgierig gemaakt?
Als je je voorneemt om met de bewuste uitnodiging boven op de stapel post bij de geadresseerde te belanden, ben je al een eind op weg. Je realiseert je dan dat de lay-out en de tekst samen het uiterlijk van de uitnodiging bepalen en in harmonie en verhouding met de inhoudelijke boodschap dienen te zijn.

alt
Schrijfstijl

Bij elke uitnodigingstekst die je opstelt geldt één hoofdregel: denk aan de ontvanger! Dat klinkt voor de hand liggend, maar je zult jezelf vast betrappen op zinnen als:

‘(...) bieden wij u het volgende programma: ...’
of
‘(...) openen wij de deuren van...’.

Vrijwel iedereen maakt deze beginnersfout; immers je schrijft wat je kwijt wilt. Dat is geen juiste opstelling: je schrijft wat je gast wil horen, of anders gezegd: waarmee je je gast kunt overhalen te komen. Meer uitnodigend en meer naar de gast toegeschreven is dus de volgende formulering:

‘u kunt genieten van...’
en
‘u bent van harte welkom...’.
De gast staat immers centraal en zo moet je dat ook overbrengen. Schrijf zoals je denkt dat de lezer denkt en redeneert.

Hoed je ook voor ellenlange zinnen waarin je alle informatie propt. Veel beter is het om korte zinnen te formuleren. De tekst wordt er krachtiger en duidelijker van. Door in een onpersoonlijke vorm of in de lijdende vorm te schrijven, nodig je de ontvanger niet uit tot komen.

Vermeld je tijden en een programma-indeling, zet dit dan overzichtelijk onder elkaar.

Het gebruik van tussenkopjes is aan te bevelen.


alt
CASE

De volgende tekst geeft een duidelijk voorbeeld van een foutief opgestelde uitnodigingstekst; de gastheer stelt zichzelf centraal:

... viert haar 75-jarig jubileum. Hoogtepunt van het jubileumjaar wordt een ouderwets en swingend feest. Het is ons dan ook een genoegen om u en uw partner uit te nodigen voor het ... jubileumfeest op zaterdag 6 juni.

Wij verwachten u vóór 17.30 uur bij het hoofdkantoor in ... . Van daaraf wordt u met bussen naar de feestlocatie gebracht. De feestlocatie blijft geheim tot 6 juni. Tussen 01.00 en 01.30 uur bent u weer terug in ... .

R.S.V.P. middels bijgevoegde antwoordkaart vóór 9 mei aanstaande.

Tijdens het feest zijn wij (uitsluitend in noodgevallen!) bereikbaar op tel. ..........

Het kan ook anders: door in een uitnodiging met enkele woorden de sfeer van een feest te schetsen, gaat het feest al leven op het moment dat de gasten worden uitgenodigd. Hierna de uiteindelijke tekst zoals die naar de genodigden van het hiervoor genoemde voorbeeld is verstuurd.

Treed binnen in de feestelijke wereld van 75 jaar ... !

Witte handschoenen, kaarslicht weerspiegeld in flonkerend zilver, maffe verrassingen, te gekke muziek en heerlijk eten.

Daarvan en van nog veel meer, kunt u samen met uw partner genieten tijdens een groots en swingend feest op zaterdag 6 juni aanstaande.

Waar het feest gehouden wordt? Dat blijft een geheim, zelfs als u op 6 juni om 17.30 uur bij het hoofdkantoor in Leiderdorp in de ... Jubileumkaravaan stapt. Tussen 01.00 uur en 01.30 uur bent u weer terug, een hele feestelijke ervaring rijker, dat beloven we u!

75 Jaar ... is vooral aan uw inzet, uw enthousiasme en uw support te danken. U bent de ster op het jubileumfeest! Trek dus kleding aan die bij uw sterrenstatus past en waarin u zich feestelijk én comfortabel voelt.

Natuurlijk wilt u zo’n feest niet missen. Schrijft u zich daarom zo snel mogelijk in via de website www...... Dan staan wij u op 6 juni persoonlijk op te wachten voor een jubileumdronk

 

 

Tips van collega's

Tips van collega's

Nog 200 tekens over.